Mẫu báo cáo doanh thu dùng được ngay cần ba bảng: theo ngày để theo dõi nhịp bán, theo kênh để thấy kênh nào kéo hay ghì, theo sản phẩm để biết mã nào nuôi doanh nghiệp. Mỗi cột phải kèm định nghĩa đã chốt. Thiếu định nghĩa, cùng một con số "doanh thu" mỗi người hiểu một kiểu.
Bài này thuộc cụm báo cáo kinh doanh. Ở đó có khung báo cáo tháng tổng quát. Ở đây chỉ tập trung vào doanh thu, đi sâu đến từng cột.
Báo cáo doanh thu cần trả lời câu hỏi gì?
Ba câu: bán được bao nhiêu so với kế hoạch, phần bán được đến từ đâu, và phần nào đang có rủi ro mất đi do hủy hay hoàn. Bảng nào không trả lời một trong ba câu đó thì bỏ.
Nhiều mẫu tải về có hàng chục cột nhưng chỉ có một dòng "doanh thu". Với shop bán đa kênh, một dòng là chưa đủ. Doanh thu đặt hàng, doanh thu đơn thành công và tiền thực nhận là ba con số khác nhau. Nếu chỉ báo một số, người đọc dễ lấy nhầm số lớn nhất để ra quyết định.
Trước khi dùng mẫu, cần chốt những định nghĩa nào?
Cần chốt bốn thứ: doanh thu tính trên giá nào, đơn nào được tính, ngày nào là ngày ghi nhận, và mẫu số của các tỷ lệ. Viết bốn định nghĩa này vào đầu file, trước mọi bảng.
| Định nghĩa | Lựa chọn hay gặp | Gợi ý cho shop đa kênh |
|---|---|---|
| Doanh thu tính trên giá nào | Giá niêm yết, giá sau chiết khấu, tiền thực nhận | Doanh thu thuần: giá bán trừ chiết khấu và voucher shop chịu |
| Đơn nào được tính | Mọi đơn đặt, đơn đã giao, đơn thành công | Báo song song: đơn đặt và đơn thành công |
| Ngày ghi nhận | Ngày đặt, ngày giao, ngày tiền về | Ngày đặt cho báo cáo bán hàng, ghi rõ trên đầu bảng |
| Hủy, hoàn, giao thất bại | Gộp chung, tách riêng | Ba chỉ số riêng, không gộp |
Voucher do sàn tài trợ không làm giảm doanh thu của shop, nên không trừ. Đơn giao thất bại của fanpage hay website không phải "đơn hoàn" theo nghĩa khách đã nhận rồi trả. Tách đúng từ đầu thì cuối tháng không phải cãi nhau. Danh sách đầy đủ các loại đơn có ở phụ lục loại đơn.
Mẫu 1: báo cáo doanh thu theo ngày
Bảng theo ngày để thấy nhịp bán và phát hiện ngày bất thường. Mỗi dòng một ngày, cột cuối luôn so với cùng ngày tuần trước.
| Ngày | Doanh thu đặt | Đơn đặt | Đơn hủy | Doanh thu thuần đơn thành công | Giá trị đơn trung bình | So cùng ngày tuần trước | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Định nghĩa cần chốt | Tổng giá trị đơn đặt trong ngày, trước hủy | Đếm theo mã đơn, không theo dòng sản phẩm | Hủy trước khi giao | Chỉ đơn đã giao và khách giữ hàng | Doanh thu thuần ÷ số đơn thành công | Cùng thứ trong tuần | Chương trình, sự cố |
| Ví dụ minh họa | 52 triệu | 210 | 14 | -- (chưa đủ ngày giao) | -- | +8% doanh thu đặt | Livestream tối |
Chú ý mẫu số của giá trị đơn trung bình là đơn thành công, không phải đơn đặt. Nếu lấy đơn đặt làm mẫu số, ngày nào hủy nhiều thì giá trị đơn trông vẫn đẹp. Với ngày gần đây, đơn còn đang giao nên doanh thu đơn thành công để "--" chứ không điền 0.
Mẫu 2: báo cáo doanh thu theo kênh
Bảng theo kênh để so sánh các kênh trên cùng một định nghĩa. Mỗi dòng một kênh, mỗi bản một tuần hoặc một tháng.
| Kênh | Doanh thu thuần | Tỷ trọng | Đơn thành công | Tỷ lệ hủy | Tỷ lệ hoàn | Tỷ lệ giao thất bại | So kỳ trước |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Định nghĩa cần chốt | Như mục định nghĩa | Doanh thu thuần kênh ÷ tổng | Đã giao, khách giữ | Đơn hủy ÷ đơn đặt của kênh | Đơn khách nhận rồi trả ÷ đơn đã giao | Đơn không giao được ÷ đơn đã bàn giao vận chuyển | Kỳ cùng độ dài ngay trước |
| Shopee | |||||||
| TikTok Shop | |||||||
| Fanpage, website | không áp dụng | ||||||
| Cửa hàng | không áp dụng |
Với cửa hàng, không có khái niệm giao thất bại. Với đơn qua fanpage và website, khái niệm hoàn theo nghĩa sàn thường không có, chỉ có giao thất bại. Ô nào không áp dụng thì ghi rõ "không áp dụng", đừng để trống lẫn với ô chưa có số.
Mẫu 3: báo cáo doanh thu theo sản phẩm
Bảng theo sản phẩm để biết mã nào kéo doanh thu và mã nào đang có rủi ro. Gom theo mã cha (mã sản phẩm gốc), không theo từng màu, từng size, nếu không bảng sẽ dài hàng nghìn dòng.
| Mã cha | Doanh thu thuần | Số lượng bán | Tỷ lệ hoàn theo số lượng | Tồn khả dụng | Số ngày tồn | Lợi nhuận gộp |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Định nghĩa cần chốt | Cộng mọi kênh, cùng định nghĩa | Loại quà tặng kèm | SL hoàn ÷ SL đã giao | Tồn có thể bán, không gồm hàng đang chờ kiểm | Tồn ÷ SL bán bình quân ngày | Chỉ hiện khi mã có giá vốn |
| Ví dụ minh họa | 85 triệu | 410 | 4% | 260 | 19 | -- (chưa nhập giá vốn) |
Cột lợi nhuận gộp là chỗ dễ sai nhất. Mã nào chưa có giá vốn thì để "--", và tổng của nhóm cũng để "--" nếu thiếu dù một mã. Đừng ước giá vốn bằng một phần trăm giá bán. Muốn hiểu sâu cách đọc lãi lỗ, xem báo cáo kết quả kinh doanh.
Làm sao để mẫu báo cáo doanh thu tự điền số?
Chép số tay từ từng sàn là nguồn sai số lớn nhất, và cũng là chỗ số dễ bị "làm đẹp". Mẫu chỉ có giá trị khi số chảy thẳng từ nguồn về.
Bài toán thực tế. Mỗi sáng một nhân viên mất cả giờ tải file từ Shopee, TikTok Shop, Nhanh.vn rồi dán vào bảng. Mỗi kênh một định nghĩa, cuối tháng cộng không khớp.
Tư duy dẫn đường. Chốt định nghĩa một lần, rồi để hệ thống áp đúng định nghĩa đó cho mọi kênh. Người làm báo cáo chuyển sang đọc ngoại lệ, không chép số.
AI bứt tốc. Có hai cách để số tự về. Cách một: dùng sẵn báo cáo theo kênh và xuất Excel đúng dữ liệu đang lọc khi cần trình theo mẫu riêng. Cách hai: kéo đơn qua API vào bảng tính của bạn, ví dụ đơn Shopee vào Google Sheets hoặc đơn TikTok Shop vào Google Sheets; danh mục API theo nền tảng có ở trang nguồn dữ liệu Partner. Khi số đã về, nhờ AI viết phần nhận xét. Bỏ tên và số điện thoại khách trước khi dán dữ liệu.
Dưới đây là bảng doanh thu theo kênh của tuần này và tuần trước,
kèm định nghĩa từng cột. Hãy:
1. Nêu 3 thay đổi lớn nhất, mỗi thay đổi một câu, có con số.
2. Kiểm xem tỷ lệ nào có mẫu số không khớp định nghĩa.
3. Ô "--" là chưa có số: không suy đoán, chỉ nói thiếu gì.
Kết quả cần đo lường. Số giờ làm báo cáo mỗi tuần. Số lần số liệu bị sửa sau khi đã gửi. Thời gian từ lúc kỳ kết thúc đến lúc có báo cáo.
Muốn chọn thêm chỉ số ngoài doanh thu, xem các chỉ số kinh doanh quan trọng. Quantri360 tính sẵn ba bảng trên theo cùng một bộ định nghĩa cho mọi kênh, ghi ở quy ước tính số.
Tóm lại
- Dùng ba bảng: theo ngày, theo kênh, theo sản phẩm; mỗi bảng có một dòng định nghĩa cần chốt.
- Báo song song doanh thu đặt và doanh thu thuần đơn thành công, không chọn một số "đẹp".
- Tách hủy, hoàn, giao thất bại; ô không áp dụng ghi rõ, ô chưa có số để "--".
- Thiếu giá vốn thì không nêu lợi nhuận; gom sản phẩm theo mã cha.
- Để số tự chảy từ sàn và cửa hàng về, người chỉ đọc ngoại lệ và quyết định.
