Kinh doanh online với một cửa hàng hay doanh nghiệp truyền thống là thêm một kênh bán có luật chơi riêng: phí sàn, quảng cáo, hoàn hàng và tiền về chậm. Trước khi mở gian hàng, hãy tính chi phí thật trên mỗi đơn và chuẩn bị vốn cho khoảng trễ tiền về. Đo từ đơn đầu tiên, đừng chờ ba tháng mới nhìn lại.
Bài này thuộc cụm thương mại điện tử đa kênh. Ở đây chỉ bàn bước đầu: từ một cửa hàng đang chạy ổn sang bán thêm trên mạng, mà không vỡ dòng tiền.
Bài toán: vì sao cửa hàng bán tốt vẫn có thể lỗ khi lên online?
Vì cách tính lãi ở cửa hàng không áp được cho online. Ở quầy, giá bán trừ giá vốn và chi phí mặt bằng là gần ra lãi, tiền thu ngay. Online có thêm nhiều khoản trừ theo từng đơn, và tiền về sau nhiều ngày.
Người chủ quen với cửa hàng thường nhìn doanh thu sàn và thấy vui. Nhưng doanh thu sàn chưa trừ phí, chưa trừ quảng cáo, chưa trừ đơn hoàn và giao thất bại. Đến khi tiền về tài khoản mới thấy hụt. Lúc đó đã nhập thêm hàng theo con số doanh thu.
Tư duy dẫn đường: chọn kênh nào trước?
Chọn kênh khớp với cách khách của bạn đang mua, không chọn kênh đang được nói nhiều. Mỗi kênh hợp với một kiểu sản phẩm và một kiểu vận hành.
| Kênh | Hợp với | Đòi hỏi vận hành |
|---|---|---|
| Shopee | Khách tìm kiếm sản phẩm cụ thể, so giá | Đăng sản phẩm chuẩn, giữ tồn đúng, giao đúng hạn |
| TikTok Shop | Sản phẩm dễ trình diễn qua video, livestream | Sản xuất nội dung đều, chịu được đơn dồn theo đợt |
| Facebook, website (qua phần mềm như Nhanh.vn) | Khách đã biết thương hiệu, cần tư vấn | Đội chốt đơn, kiểm soát giao thất bại của đơn thu hộ |
| Cửa hàng hiện có | Khách quanh khu vực, mua lại | Đồng bộ tồn với kênh online |
Lời khuyên thực tế: bắt đầu một kênh online, chạy đủ hai đến ba tháng có số rõ ràng, rồi mới mở kênh thứ hai. Mở ba kênh cùng lúc khi chưa có tồn kho chung là cách nhanh nhất để bán vượt tồn và bị hủy đơn.
Chi phí thật của một đơn online gồm những gì?
Gồm giá vốn cộng bảy nhóm chi phí mà cửa hàng ít gặp. Hãy tính cho từng đơn, không tính bình quân cả tháng.
- Phí sàn và phí thanh toán. Đọc từ quyết toán từng đơn, đừng tự nhân một tỷ lệ cố định vì mỗi ngành hàng, mỗi chương trình có cách thu khác nhau.
- Voucher và khuyến mãi do shop chịu. Voucher sàn tài trợ thì shop không mất, voucher shop thì có.
- Quảng cáo. Chia chi phí quảng cáo theo số đơn mà quảng cáo mang lại.
- Vận chuyển. Phần chênh giữa phí khách trả và phí thực tế, cộng phí chiều về của đơn hoàn hoặc giao thất bại.
- Đơn hoàn và giao thất bại. Mỗi đơn quay về là mất phí vận chuyển, có khi mất cả hàng.
- Đóng gói, quà tặng. Nhỏ trên mỗi đơn nhưng cộng lại không nhỏ.
- Nhân sự trực đơn, chăm sóc khách. Thường bị quên vì là chi phí cố định.
Ví dụ minh họa: một áo bán 300.000đ, giá vốn 120.000đ. Quyết toán cho thấy phí sàn và thanh toán của đơn là 45.000đ, voucher shop 20.000đ. Quảng cáo trung bình 35.000đ mỗi đơn. Đóng gói 8.000đ. Còn lại 72.000đ trước khi tính đơn hoàn và nhân sự. Nếu cứ mười đơn có một đơn giao thất bại mất 30.000đ phí vận chuyển, mỗi đơn gánh thêm 3.000đ. Con số 300.000đ trên màn hình sàn chỉ còn khoảng 69.000đ lãi gộp.
Cách bóc phí thật theo từng đơn được giải thích ở bài lợi nhuận bán hàng đa kênh và đối soát phí sàn Shopee.
Nhịp tiền về khác cửa hàng thế nào?
Tiền online về sau, có khi sau nhiều tuần. Sàn chỉ quyết toán khi đơn đã giao thành công và qua thời gian chờ khiếu nại. Đơn thu hộ qua đơn vị vận chuyển thì về theo kỳ đối soát của hãng.
Hệ quả là bạn cần vốn lưu động cho khoảng trễ này. Hàng đã xuất, quảng cáo đã trả, nhưng tiền chưa về. Bán càng nhanh, khoảng vốn bị giữ càng lớn. Nhiều cửa hàng thiếu tiền nhập hàng đúng lúc đang bán chạy nhất.
Cách tính đơn giản: lấy chi phí hàng hóa và quảng cáo trung bình mỗi ngày, nhân với số ngày từ khi xuất hàng đến khi tiền về. Đó là khoản vốn tối thiểu phải có sẵn. Theo dõi số ngày này cho từng kênh, vì mỗi kênh một nhịp.
AI bứt tốc: để AI soát phương án trước khi mở kênh
AI hữu ích ở bước lập bảng tính và soát chỗ thiếu. Nó không biết phí thật của bạn, nên phải đưa số vào. Ví dụ câu lệnh:
Tôi có cửa hàng thời trang, định mở gian hàng Shopee. Giá bán trung bình 300.000đ, giá vốn 120.000đ. Hãy lập bảng chi phí trên mỗi đơn gồm: phí sàn và thanh toán (để ô trống, tôi điền từ quyết toán), voucher shop, quảng cáo, vận chuyển chênh, chi phí đơn hoàn và giao thất bại, đóng gói, nhân sự. Thêm một bảng tính vốn lưu động cần có nếu tiền về trễ 14 ngày và mỗi ngày bán 30 đơn. Liệt kê các khoản tôi có thể đang quên.
Không đưa danh sách khách, số điện thoại hay địa chỉ vào công cụ AI công cộng. Bảng chi phí tổng là đủ. Khi đã có số thật vài tuần, nhờ AI so phương án dự tính với thực tế, xem thêm ứng dụng AI trong kinh doanh.
Kết quả cần đo từ ngày đầu là gì?
Đo năm con số, theo tuần, cho từng kênh. Đừng chờ cuối tháng.
- Tiền về trên mỗi đơn hợp lệ, không phải doanh thu đặt hàng.
- Tỷ lệ hủy và giao thất bại, tách riêng khỏi đơn hoàn.
- Chi phí quảng cáo trên mỗi đơn.
- Số ngày từ xuất hàng đến tiền về.
- Số khách mua lần hai. Online mà chỉ có khách mới thì chi phí quảng cáo sẽ không bao giờ giảm.
Lấy số này thẳng từ sàn thay vì chép tay sẽ đỡ sai và đỡ tốn công. Quantri360 kéo đơn, quyết toán và quảng cáo từ Shopee, TikTok Shop, Nhanh.vn về một chỗ; các bước bắt đầu có ở hướng dẫn bắt đầu nhanh. Khi đơn tăng và việc hằng ngày nhiều lên, đọc tiếp vận hành ecom để dựng quy trình từ đơn đến đối soát.
Tóm lại
- Bắt đầu một kênh online hợp với cách khách đang mua, chạy đủ hai đến ba tháng rồi mới mở kênh khác.
- Tính chi phí thật trên từng đơn, đọc phí từ quyết toán thay vì nhân tỷ lệ ước chừng.
- Chuẩn bị vốn lưu động cho số ngày từ xuất hàng đến tiền về của mỗi kênh.
- Đo năm con số mỗi tuần: tiền về mỗi đơn, hủy và giao thất bại, quảng cáo mỗi đơn, ngày tiền về, khách mua lại.
- Không hứa doanh thu với đội trước khi có số của ba tháng đầu.
